注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

100%

QQ:1059802188

 
 
 

日志

 
 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇  

2009-03-17 09:53:15|  分类: 自學小專欄 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |

Excel财务管理中的应用——数据管理篇目  录

第一节 创建数据清单 3

第二节 编辑与查询数据记录 7

第三节 排序数据记录 8

第四节 设置排序条件 10

第五节 自动筛选数据 12

第六节 高级筛选数据 14

 

在中文Excel 中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。

  按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为: 

  1.数字,顺序是从小数到大数,从负数到正数。 

  2.文字和包含数字的文字,其顺序是

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9(空格)!”# $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ ] ^ _ ‘ | ~ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 

  3.逻辑值,False在True之前。 

  4.错误值,所有的错误值都是相等的。 

  5.空白(不是空格)单元格总是排在最后。 

  递减排序的顺序与递增顺序恰好相反,但空白单元格将排在最后。 

日期、时间和汉字也当文字处理,是根据它们内部表示的基础值排序。

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您! 

图8 单击这个按钮按升序方式排序 

最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在这个工具栏上有两个用于排序的按钮,图标上有AZ与向下的箭头的哪一个按钮,用于按降序方式重排数据,参见图8。按钮上标有ZA与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序,参见图9。 

注意:若选定了某一列后来使用图8与图9所示的操作,排序将只发生在这一列中,其它列的数据排列将保持不变,其结果可能会破坏原始记录结构,造成数据错误!

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图9单击这个按钮按降序方式排序 

图8与图9所示的操作真是太简单了!利用“数据”下拉菜单中的“排序”命令进行操作就不一样了。此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用,若只想对某区域进行排序,也能让您非常满意,因为通过它可以设备各种各样的排序条件,并让中文Excel 自动进行排序。操作时,屏幕上将显示如图10所示的“排序”对话框,可以使用的各选项功能如下所述。

 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图10 进入“排序”对话框

1.主要关键字

  通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。

2.次要关键字

通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项,就将按次要关键字来排序重复的部分。

3.第三关键字

通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项,就将按第三关键字来排序重复的部分。

4.有标题行

在数据排序时,包含清单的第一行。

5.无标题行

在数据排序时,不包含清单的第一行。

在使用“排序”命令时,若要排序的只是某一个区域,那么招待此命令时屏幕上会显示“排序报警”对话框,如图11所示。

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图11 屏幕上将显示此对话框

  在这个对话框中,若选择打开“扩展选定区域”单选按钮,则在单击“排序”按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选定的区域。

  注意:如果排序结果与所预期的不同,说明排序数据的类型有出入。若想得到最好的结果,就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序,输入的数据可以是数字或文字,但应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字,而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在。若要将数字以文字方式输入,如邮政编码或产品编号,请在数字之前加上一个省略符号(’),如:’610000,或在输入之前把该列格式化为文字,或输成中文符号,如:610000。

若要查看数据清单中符合某些条件的数据,如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系,就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行,而隐藏其它行。

中文Excel 提供有两条用于筛选的命令:“自动筛选”和“高级筛选”。

“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要,当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。

为了使用“自动筛选”命令,可以按下列步骤进行操作:

步骤一、参见图12,从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。

 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图12 选择“自动筛选”命令

注意:如果当前没有选定数据清单中的单元格,或者没有激活任何包含数据的单元格,选择“自动筛选”命令后,屏幕上会出现一条出错信息,并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。

此后,数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮,如图13所示,自动筛选就将通过它们来进行。

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表

  通过图13所示的列标下拉列表,就能够很容易的选定和查看数据记录。   例如,这一步操作用于指查看工资额为800元的员工,操作结束后,它就会显示在屏幕上,如图15所示,这就是自动筛选的结果。

 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图14 筛选工资额为800元的数据记录

 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图15 查看工资额为800元的员工

  注意:若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态,只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。

使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能,在工作表的数据清单上方,至少应有三个能用作条件区域的空行,而且数据清单必须有列标。“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域,可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据,它包含一个条件标志行,同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域,就可以按下列操作步骤来进行高级筛选: 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图16 单击这个按钮

步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标,然后单击常用工具栏中的“复制”按钮,参见图16,或者按下键盘上的Ctrl C组合键。接着参见图17,选择条件区域第一个空行里的某个单元格,然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的Ctrl V组合键。

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图17 将选定的列标复制在条件区域中

 

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图18 在条件区域中输入筛选条件

  步骤二、在条件区域中输入筛选条件,如图18所示。

 Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图19 进入“高级筛选”对话框

步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令,进入图19所示的“高级筛选”对话框。

Excel财务管理中的应用——数据管理篇 - XQDVIP - 中博網歡迎您!

图20 单击这个设置按钮

 步骤四、参见图20,单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后,单击选定条件区域中的条件,然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框,最后单击“确定”按钮,结束操作。

 在“高级筛选”对话框中进行操作时,若筛选后要隐藏不符合条件的数据行,并让筛选的结果显示在数据清单中,可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置,则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮,并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左上角,从而设置复制位置。

 注意:在“高级筛选”时,可以将某个区域命名为Criteria。此时“条件区域”框中就会自动出现对该区域的引用。也可以将要筛选的数据区域命名为Database,并将要粘贴行的区域命名为Extract,这样,中文Excel 就会让这些区域自动出现在“数据区域”和“复制到”框中。

  评论这张
 
阅读(1969)| 评论(1)
推荐 转载

历史上的今天

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017